Ordner hier, Ordner da. Wir erleben fast täglich die unterschiedlichsten Datenablagen und Datenstrukturen bei unseren Kunden: Vom Ordner-Dschungel bis zur mehrstufigen Datenstruktur. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Taktiken, um mit Dokumenten umzugehen.
Doch alle haben ein gemeinsam Ziel: Die Dokumente sollen innert nützlicher Frist wieder verfügbar sein. Dieses Ziel wird meistens verfehlt und viele Mitarbeitende beginnen, ihre eigene Ablagestruktur anzulegen, parallel zur «nicht effizienten» Unternehmens- oder Abteilungsablage.
Das Hauptziel jeder modernen Datenablage in einem Unternehmen ist es, dass:
- Mitarbeitende Informationen innert nützlicher Frist finden
- Mitarbeitende die Datenstruktur kennen
- Mitarbeitende die Datenstruktur akzeptieren
- Mitarbeitende wissen, wo Informationen archiviert werden müssen
- Mitarbeitende wissen, in welcher Form Dokumente gespeichert werden müssen
- Mitarbeitende wissen, wie Dokumente benannt werden müssen
Wir unterscheiden heute zwischen zwei unterschiedlichen Datenablagen:
- Die klassische Ordnerstruktur: Alle kennen Sie, die kleinen gelben Ordner, die sich so wunderbar ineinander verschachteln lassen. Diese Art von Datenablage treffen wir bei sehr vielen Kunden an.
- Die moderne Datenablage: Die Datenablage auf Plattformen wie Teams oder SharePoint Online, die flexible Strukturen ermöglichen und die Zusammenarbeit fördern.
Die Online-Version von SharePoint Online fördert die digitale Zusammenarbeit und eliminiert die Nachteile der bisherigen Datenablagen.
- Sie und Ihr Team können gleichzeitig am selben Dokument arbeiten – ohne Informationsverlust
- Mühsame VPN-Zugriffe werden überflüssig, da Sie bequem via Browser auf Daten zugreifen können. Ihre Unterlagen haben Sie somit immer und überall dabei
- Die Projektorganisation wird durch die Matrixstruktur vereinfacht. Sie können Daten an unterschiedlichen Orten zugänglich machen, ohne mit Redundanzen rechnen zu müssen.
- Die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments werden automatisch gespeichert, sodass sie mit zwei Mausklicks die Version von letzter Woche aufrufen können.
- Die Suche nach Daten wird einfach und schnell, da Schlüsselwörter nicht nur in Dokument-Titeln sondern auch in Dokumenten und sogar Bildern gesucht und gefunden werden.
- Mit den Schnittstellen zu anderen Applikationen von Microsoft wie z. B. OneNote, können Sie von einem Ort auf alle wichtigen Daten zugreifen. Zudem können Sie Microsoft Teams integrieren, um direkt via SharePoint Unterhaltungen zu führen und Aufgaben zu verteilen.
- Ihre Prozesse können Sie beschleunigen, indem Sie intelligente Workflows einsetzen.
- Mit der modernen Datenablage mit SharePoint Online legen Sie die Basis für eine neue Art von Zusammenarbeit. Wenn Sie Microsoft 365 (früher Office 365) verwenden, ist diese Applikation bereits für Sie zugänglich. Sie gehört nämlich zum Microsoft-365-Paket.
Sind Sie bereit für eine zukunftsorientierte Ablage?
Zuerst müssen Sie für Ihr Unternehmen entscheiden, ob Sie bei der klassische Datenlagen auf einem lokalen Server bleiben möchten oder auf SharePoint wechseln möchten.
Wir empfehlen die zweite Variante, da wir die Vorteile von einer modernen, übergreifenden Zusammenarbeitsplattform wie SharePoint tagtäglich erleben. Mit dieser Art von Datenablage erleichtern Sie sich den Büroalltag wesentlich, ermöglichen effizientere Prozesse und ersparen sich und Ihren Mitarbeitenden lange Suchaktionen von Dokumenten.
Wenn Sie sich für SharePoint entscheiden, sollten Sie sich SharePoint Online zulegen. Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365. In diesem Paket ist SharePoint Online enthalten und ohne Zusatzkosten verfüg- und nutzbar.
Der Aufbau von SharePoint Online beinhaltet gewisse Arbeit und ist mit einem zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Unsere Spezialisten stehen Ihnen bei Ihrem Vorhaben gerne zur Seite.