Autor Roberto Birrer
Im heutigen Arbeitsalltag ist die Wahl des richtigen Kommunikationskanals von entscheidender Bedeutung. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen in der Lage sein, den richtigen Kanal zu wählen, um effektiv und effizient Informationen auszutauschen. Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Diensten, die für die Kommunikation genutzt werden können. Doch welche Art der Kommunikation eignet sich in welchen Fällen am besten? Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit der Theorie der synchronen und asynchronen Kommunikation und zeigt, welche Faktoren bei der Wahl des Kanals ausschlaggebend sind.
Synchron oder asynchron – was bedeutet das? Zunächst einmal müssen wir klären, was mit synchroner und asynchroner Kommunikation gemeint ist. Asynchrone Kommunikation bezieht sich auf alle Arten von Kommunikation, die mit Schreiben oder Lesen zu tun haben. Der Prozess ist hierbei verzögert und versetzt. Das bedeutet, dass das Senden einer Botschaft nicht zeitgleich mit deren Empfang erfolgt. Ein gutes Beispiel für asynchrone Kommunikation ist eine E-Mail.
Im Gegensatz dazu findet bei der synchronen Kommunikation der Austausch von Botschaften in Echtzeit statt. Hierbei laufen Senden und Empfangen der Botschaft mehr oder weniger gleichzeitig ab. Sprechen, Zuhören und Verstehen sind hierbei zentrale Elemente, die idealerweise ein Gespräch ausmachen.
Welcher Kanal passt? Nun stellt sich die Frage, welche Art der Kommunikation in welchen Fällen angemessen ist. Eine Faustregel besagt, dass bei rationalen Themen asynchrone Kommunikation ausreichend ist, während bei emotionalen Themen synchroner Austausch notwendig ist. Microsoft Teams ist in der Lage, beide Arten der Kommunikation effektiv abzudecken. Mithilfe von Teams können Nachrichten schnell, einfach und transparent platziert werden, was ideal für eine asynchrone Kommunikation ist. Dadurch sind alle Beteiligten auf dem gleichen Wissens- und Informationsstand.
Andererseits ist es mit Teams auch möglich, eine Online-Besprechung zu planen und ein Gespräch in Echtzeit zu führen, was ideal für eine synchrone Kommunikation ist. Mit den neuen Funktionen, die regelmässig aktualisiert werden, kommt man nahezu in den Genuss eines persönlichen Gesprächs. Wichtig dabei ist, dass bei einer Online-Besprechung die Kamera bei allen Gesprächsteilnehmern eingeschaltet ist.
Beispiele aus dem Alltag Um diese Theorie in der Praxis anzuwenden, gibt es hier ein Beispiel aus dem Berufsalltag:
In einem gemeinsamen Projekt hat ein Teammitglied eine Aufgabe erledigt und Änderungen an einem Dokument vorgenommen. Das Teammitglied informiert nun seinen Kollegen über den Fortschritt der Aufgabe über Microsoft Teams. Dadurch weiss der Kollege, dass er mit seiner Arbeit beginnen kann.
Als Projektleiter stellt man fest, dass Aufgaben von einem Teammitglied nicht termingerecht erledigt werden. In diesem Fall vereinbart man ein Gespräch, um das Thema direkt mit dem Mitarbeitenden zu besprechen. Wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist, führen wir das Gespräch mindestens über Microsoft Teams (Video-Calling).
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.