Autor Willy Knüsel
Der heute Büroangestellte erhält durchschnittlich 36 Nachrichten pro Tag und die Verarbeitung dauert bis zu 2 Stunden. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag pro Woche! Die gute Nachricht dabei ist: Darin liegt ein grosses und ein leicht zu hebendes Zeitpotential. Denn bei 36 E-Mails am Tag und 180 pro Woche haben schon kleine Verbesserungen eine grosse Wirkung.
Bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails gibt es rein logisch betrachtet nur 3 Möglichkeiten. Entscheiden Sie sich gleich beim erstmaligen Durchlesen eines E-Mails für eine der folgenden Möglichkeiten und ersparen Sie sich damit ein unnötiges zweites Durchlesen zu einem späteren Zeitpunkt.
Nicht alle E-Mails enthalten wichtige Informationen oder konkrete Aufgaben für uns. Diese müssen weder aufbewahrt noch bearbeitet werden. Löschen Sie solche E-Mails immer gleich nach dem erstmaligen Überfliegen des Inhalts. Sonst laufen Sie Gefahr, die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal lesen zu müssen, was unnötig Zeit und Konzentration kosten würde.
Wenn der Aufwand nicht länger als 3 Minuten dauert, bearbeiten Sie das E-Mail sofort. Das heisst:
Umfangreichere Aufgaben dürfen Sie im Posteingang stehen lassen, sofern Sie diese innerhalb von 24 Stunden bearbeiten. Andernfalls kommen sie auf die elektronische Aufgaben-Liste oder als Termin in Ihre Agenda.
So, nun sollte Ihr Posteingang leer sein und Sie können sich wieder Wichtigeren Dingen zuwenden.
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.